• 檔案管理辦法

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  • 檔案管理辦法
    目　　的
    第一條：為有效管理本公司之文件檔案，以提高使用價值並增進資訊共享之效
    ，特制定本辦法。
    定　　義
    第二條：本辦法所稱檔案管理係指對重要文件有系統加以分類、編號、點收、入
    檔、檢調、清理及保管。
    管理方式
    第三條：本公司之檔案係採分權管理；即各部門就其所司業務下之檔案負管理
    之責。
    分　　類
    第四條：本公司重要文件計十大類，每一大類項下細分為若干分類（附件一）。
    編　　號
    第五條：各部門應賦予所司分類檔案項下各案適當之檔名及歸檔編號並據以製作
    檔案目錄，以利查閱及保存。
    歸檔編號共計十碼，方式如下：
    ○○ ○○○ ○○ ○○○
    部 分 年 流
    門 類 度 水
    代 編 別 號
    碼 號 (001~999)
    分類編號詳附件一，年度別以中華民國日曆年為基準，流水號係指同一
    部門、分類、年度下區分各案用。
    第六條：為使本公司之檔案達到系統管理之目標，行政部得建立檔案管理電腦
    系統。
    點　　收
    第七條：各部門檔案管理人員應將辦畢之案件，依下列規定予以清點受理：
    １原文及附件不全或有不應歸檔者，應退回補正。
    ２原文及附件內容未經批准、會簽漏會、字跡模糊不清、或污損者，應
    退回補正。
    ３附件以與原文裝訂為原則，如過大或過多不便裝訂者，可另行存置，惟應於附件上註明歸檔號，並在原文附件欄內註明存取處所。
    ４檔案欲裝訂前，應去除大頭針、迴紋針等較佔體積之裝訂物，改採膠水、訂書針或較適宜之裝訂方式為原則。
    入　　檔
    第八條：每一檔案夾以存放同一分類之各案為原則，如同一分類之案件過多時

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    ，得用續夾依年度、檔號大小順序排列。並於檔案夾內置放檔案目錄
    。檔案夾背上標示部門、年度別、檔案種類。
    第九條：工地結案後，應依工地結案歸檔文件(附件二)整理相關資料並檢具清
    冊，會同行政部置放於檔案室。
    調　　檔
    第 十 條：借調檔案須填寫檔案調閱申請單(附件三)，經保管部門主管簽核後始
    得借閱，歸還時保管部門於檔案調閱申請單內註明歸還日期。
    第十一條：檔案調閱人不得擅自於檔案室取閱；並不得洩密、拆散、塗改、抽
    換、轉借、增損所調閱之檔案
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