文件管理制度
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- 2006-11-27
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- 文件管理制度
本制度适用于公司收、发文件，公司文件的保存、销毁，以及公司文件的保密管理。
１、名词术语
文件：
本制度中所指的文件包括公司内部文件，上级主管部门下发的文件，业务往来产生的文件资料。
２、责任部门及领导
２.１ 公司文件管理工作由公司办公室统一归口管理，受公司副总经理领导。
３、管理职能
文件管理必须做到迅速、准确、保密，充分发挥指导工作、交流经验、上通下达的作用。
4、接收文件管理
4．1 凡外来行政公文、重要电文、刊物、传真等文件，除要求公司领导亲启外，一律由公司办公室签收、拆阅；各部门收到公文当日内到公司办公室进行统一登记、传阅、存档。
4．2 公司办公室或其他部门接到联系公务的电话，一律用公司专用电话记录表详细记录电话内容，然后将电话记录单交公司办公室，办公室秘书将电话记录单视为公文一种，进入相应行文及文件管理程序。
4．3 文件传阅速度，从送出至收回，一般掌握在24小时以内，至多不得超过两天，如超过上述时间，从第三天起公司办公室有权催办，防止文件积压在个人手中，贻误全盘工作。
4．4为保证工作落实，遇有任务紧急、时间性强的文件，可越级传阅，即先送与落实文件指定任务的领导和部门然后送其他领导传阅。
4．5收文处理程序
4．5．1分类登记
文件收到后，由公司办公室首先按既定要求进行分类并登记，分类要求为：中共中央及各部门、国务院各部委、省委各部门、省政府各部门、市委各部门、市政府各部门、市医药局、行业协会、兄弟单位、其他单位或部门、业务性传真、信函等。登记后附上公司专用文件处理标签，完整填写有关内容（内容要求见专用标签），交由公司办公室经理批转。
4．5．2批转
由公司办公室经理根据文件内容确定公司对口主管领导或总经理，签写批转意见后返回办公室。
4．5．3呈送主管领导
由办公室根据经理批示，将文件送交总经理或主管副总经理批示。
4．5．4批示
由公司主管领导根据文件内容确定处理意见，并在文件处理签上明确表示后，返回办公室。
4．5．5登记批示内容
由办公室将主管领导批示内容进行详细、完整登记后，交承办部门。
4．5．6文件分类处理
由办公室根据领导批示将文件分为三类：重要文件、一般文件、传阅
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