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    壹、總　　　述
    一、各機關應設置檔案管理單位（人員），建立檔案統一管理制度，以統一方法管理檔案。
    二、各機關檔案管理人員之設置，參照行政院所屬各機關秘書（總務）人員員額設置標準之規定。
    三、檔案管理應以具有專長者擔任之，並施以有關檔案管理之訓練。
    四、各機關應鼓勵檔案管理人員，進修或參加國內外有關檔案管理之研習。
    五、各機關對所屬檔案管理單位，應定期或不定期實施業務檢查或訪問，以溝通觀念與統一作法。
    六、各機關之檔案管理單位，應與文書及稽催單位相互聯繫，密切配合，各單位間之權責，並應明確劃分。
    七、各機關得依本機關之特性，參照本手冊訂定輔導作業規定。
    八、定期與永久檔案管理程序，由各機關視需要訂定之。
    九、本手冊重要用語釋義如下：
    （一）檔案管理：指檔案管理作業過程中之點收、整理、登記、分類、編案、編目、裝訂、入檔、保管、檢調、清理、銷燬、移轉、機密等級調整註銷、安全維護及其他有關事項之處理。
    （二）點收：指檔案管理單位將業務單位辦畢送來歸檔之案件，予以清點受領。
    （三）分類：指根據檔案內容之性質，歸入分類表中最適當之項目。
    （四）分類號：指代表分類項目之號碼。
    （五）編案：指按檔案案情，編為簡要案名。
    （六）案次號：指區分同一分類號之各案所編列之號碼。
    （七）目次號：指區分同一卷之各件所編列之號碼。
    （八）檔號：指分類號加案號。
    （九）文號檔對照表：指在收（發）文號檔對照表上逐件將檔號填註於對照表各方格內，以查核、管制案件。
    （十）三五卡片：指用以編製分類項目、人名目錄，所印製之卡片，該項卡片之直線長三英吋、橫線長五英吋。
    （十一）分存單：指分存於其他有關案卷之單。
    （十二）入檔：指將檔案存置於架櫃。
    （十三）排列：指將檔案或卡片，按一定之次序順列。
    （十四）檢調：指依有關目錄、迅確查得所需之案件，供業務單位參考。
    （十五）調案紀錄卡：指隨案登記調案紀錄動態。
    （十六）清理：指定期檢查檔案，適時辦理銷燬。
    （十七）案：指同一案情經予分類、編案、編目、整理後之各件為一案。
    （十八）件：指每一收文或發文連同其簽辦之文件，各稱一件。
    貳、點　　　收
    十、文書單位，每日將已發文之稿件連
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